Dobar početni skup podataka omogućava kolegi da pronađe aktivnu ponudu, razume šta kupac traži i nastavi dogovoreni posao. Ne mora svaka stara beleška da bude deo tog prvog skupa. Prvo odvojite podatke za svakodnevni rad od istorijske građe, sačuvajte izvorne fajlove i zapišite nejasnoće koje treba proveriti. Način prenosa u izabrani program dogovorite posebno: sređena tabela sama po sebi ne znači da postoji automatski uvoz.
Radna tabela: šta pripremiti pre unosa
Napravite radnu kopiju evidencije. Za svaki zapis zadržite oznaku pomoću koje možete pronaći izvorni red i pripadajuće fajlove. Sledeća tabela je pomoć pri pripremi, a ne propisan format za uvoz u Program Nek.
| Grupa podataka | Pripremite odvojeno | Proverite pre unosa |
|---|---|---|
| Nekretnina | Izvorna oznaka, kategorija, prodaja ili izdavanje, mesto, lokacija, površina, cena i valuta. | Da li je ponuda još aktivna i kada su podaci poslednji put potvrđeni. |
| Kupac ili zakupac | Ime ili poslovni naziv, telefon, e-mail, vrsta kontakta i faza rada. | Da li slični redovi zaista predstavljaju istu osobu ili firmu. |
| Zahtevi kontakta | Kategorija, mesto, lokacija, budžet sa valutom, površina i potrebne karakteristike. | Koji zahtevi su obavezni i da li su se promenili od poslednjeg razgovora. |
| Sledeći korak | Zaduženi agent, dogovorena radnja i datum narednog kontakta. | Da datum i beleška predstavljaju važeći dogovor. |
| Fotografije i dokumenti | Fajlovi grupisani uz oznaku nekretnine, kontakta ili ugovora. | Da svaki fajl pripada odgovarajućem zapisu i da je jasna njegova namena. |
| Ostale evidencije | Ugovori i naplata, EOP i AML odvojeno od radne liste CRM kontakata. | Ko je odgovoran za proveru i unos u svaki registar. |
Označite završene provere i odštampajte vodič za dogovor sa timom. Lista služi vašoj pripremi; odgovori se ne šalju.
1. Odredite prvi skup podataka i sačuvajte izvore
Popišite tabele, izvode iz starog programa i fascikle iz kojih tim trenutno radi. Uz svaki izvor zabeležite šta sadrži, ko ga održava i datum poslednje provere. Radite na kopiji; izvornik će vam pomoći da razjasnite nedostajući podatak ili proverite kasniju ispravku.
Za prvi radni skup odaberite aktivnu ponudu i kontakte sa kojima posao traje. Istorijske zapise izdvojite za poseban pregled. Odluku o njihovom daljem čuvanju i pristupu uskladite sa postojećim pravilima agencije; izdvajanje iz početnog skupa nije nalog za brisanje.
2. Razdvojite podatke po vrsti zapisa
Jedan red stare tabele često sadrži nekretninu, vlasnika i kupca koji ju je pogledao. U radnoj kopiji označite koji podatak pripada ponudi, koji kontaktu, a koji konkretnom razgovoru ili ugovoru. Za cenu i budžet navedite valutu, za površinu jedinicu, a datume pišite u jednom dogovorenom obliku. Ne pretvarajte nepoznatu vrednost u nulu.
U Program Nek-u karton nekretnine i CRM kontakt imaju različitu namenu. Profil kupca ili zakupca sadrži zahteve, zaduženog agenta i datum sledećeg kontakta. Ugovori i naplata, EOP i AML imaju zasebne tokove unosa, pa za njih pripremite poseban pregled i odgovorno lice.
Kako je organizovana evidencija nekretnina3. Pregledajte duplikate i neslaganja
Prvo izdvojite moguće duplikate po telefonu, e-mail adresi ili postojećoj oznaci nekretnine. Zatim ih proverite ručno. Isti broj može koristiti više članova domaćinstva, a isto ime ne mora označavati istog klijenta. Spajajte podatke tek kada utvrdite da pripadaju istom zapisu.
Ako se cena, status ponude ili budžet razlikuju između izvora, pitajte zaduženog kolegu šta je potvrđeno. Zapišite odluku i izvor provere u radnoj kopiji. Stariju informaciju koja objašnjava razgovor sa klijentom sačuvajte kao istorijski kontekst, umesto da njome prepišete važeći zahtev.
4. Pripremite fajlove i tekst za javnu ponudu
Grupišite fotografije, tlocrte i dokumente uz oznaku zapisa kome pripadaju. Proverite da se fajlovi otvaraju i izaberite fotografiju koju želite kao naslovnu. Odvojite tekst oglasa od interne beleške o vlasniku, dogovoru ili pregovorima.
U Program Nek-u prvo čuvate nekretninu, pa dodajete fotografije i dokumentaciju. Prva fotografija u galeriji je naslovna. Za prikaz na povezanom sajtu proverite polje Prikaži na sajtu, arhivu i datum odložene objave. Pregledajte i sam tekst oglasa: sadržaj koji sami unesete u javni opis može postati vidljiv posetiocima.
Kako radi objava na povezanom sajtu5. Dogovorite način prenosa i proverite mali uzorak
Sa podrškom proverite kojim postupkom se podaci mogu preneti, koje formate može da pregleda i šta treba ručno dopuniti. Za razgovor o strukturi pripremite primer sa izmišljenim podacima. Uključite običnu ponudu, ponudu sa nepotpunim poljem i kontakt sa istorijom razgovora kako bi razlike bile vidljive pre većeg unosa.
Kada dogovorite postupak, proverite mali radni uzorak u programu prema izvoru. Otvorite svaki probni zapis: uporedite oznaku, cenu i valutu, lokaciju, fotografije, zahteve kontakta, agenta i sledeći korak. Zabeležite odstupanja i ispravite postupak pre nastavka. Sam broj zapisa ne pokazuje da su sva polja na pravom mestu.
Proverite cenu pretplate i troškove pripreme6. Dogovorite gde tim beleži nove izmene
Odredite ko proverava ponudu, ko kontakte, a ko priloge. Dogovorite datum od kog se novi pozivi, promene cena i sledeći koraci upisuju u novi sistem. Ako se stara evidencija u međuvremenu menja, vodite spisak tih izmena i proverite da su prenete pre završetka prelaska.
Zamolite agenta da sa svojim pravima pristupa pronađe kontakt, otvori odgovarajuću nekretninu, zabeleži aktivnost i postavi sledeći kontakt. U Program Nek-u taj datum služi internom podsetniku. Ova kratka provera pokazuje da li kolega može da nastavi posao sa pripremljenim podacima.
Zahtevi kontakata, aktivnosti i podsetnici u CRM-uPRIMENA U PRAKSI
Primer: jedan kupac u tabeli i kasnijoj poruci
Izmišljen primer: u tabeli piše da kupac traži stan od 50 do 65 m² na Novom Beogradu, do 150.000 EUR. U kasnijoj poruci potvrđuje budžet do 160.000 EUR i traži da ga agent ponovo kontaktira posle razgledanja.
U pripremljenom kontaktu zadržite jedan potvrđen identitet, unesite važeći budžet od 160.000 EUR i ostale potvrđene zahteve. Razgovor o promeni budžeta zabeležite kao aktivnost, odredite zaduženog agenta i unesite dogovoreni datum sledećeg kontakta. Ponuda koju je kupac gledao ostaje zaseban karton nekretnine. Tako kolega vidi i sadašnje uslove i razlog promene.
DOBRO JE ZNATI
Pitanja o pripremi podataka za CRM
Da li ova kontrolna lista znači da postoji automatski uvoz iz Excel-a?
Ne. Lista služi pripremi i proveri podataka. Pre prenosa sa podrškom potvrdite postupak za vaše izvore, prihvatljive formate i obim ručnog unosa. Nemojte tretirati radnu tabelu iz ovog vodiča kao šablon za uvoz.
Da li moramo odmah da prenesemo sve stare zapise?
Prvo definišite skup potreban za tekući rad. Istorijske zapise pregledajte odvojeno i dogovorite njihov dalji smeštaj i dostupnost prema pravilima agencije. Sačuvajte izvorne fajlove dok proveravate pripremljene podatke.
Šta ako dva kontakta imaju isti telefon?
To je razlog za proveru, a ne potvrda da je u pitanju duplikat. Uporedite ime, e-mail, istoriju razgovora i podatke koje zna zaduženi agent. Moguće je da više osoba koristi isti broj.
Kako znamo da je priprema završena?
Kada znate odakle podaci potiču, ko je proverio nejasnoće i kako će biti uneti; zatim proverite uzorak u programu. Kolega treba da može da pronađe kontakt i ponudu i nastavi sledeći dogovoreni korak. Zabeležite preostale otvorene stavke i zadužite osobu za svaku.
Pripremite podatke koje kolega može da koristi
Rezultat pripreme je pregledan radni skup, trag do izvora, spisak otvorenih pitanja i dogovoren postupak unosa. Ako još birate program, upotrebite iste pripremljene primere na demonstraciji i proverite kako se uklapaju u svakodnevni rad agencije.
Vodič za izbor softvera za agenciju